Création d'un type de document
Afin de guider la création du document, vous devez créer un type de document. Vous pourrez paramétrer son nom, des champs obligatoires, une trame de remplissage ainsi que des instructions.
Les trames étant des standards, seuls les admin de l'organisation peuvent créer des types de documents.
Accéder à la page des types de documents
Vous pouvez y accéder soit :
depuis la base de connaissance
depuis la page d'admin de l'organisation
1. Paramètres généraux
ajouter le nom du type de document (par exemple : lessons learned, best pratice, instruction de travail, ...)
définir si la validation par des utilisateurs tiers avant la validation est obligatoire
2. Champs
Définir si le champ est :
optionnel (sera disponible mais non obligatoire)
requis (le document ne peut pas être publié tant que le champ n'est pas complété)
caché (le champ ne sera pas disponible)
3. Modèle
Cette étape vous permet de définir la trame de remplissage permettant de guider le rédacteur dans l'écriture du document.
Création d'un document
Pour créer un document il faut :
se rendre sur la page de base de Connaissance
Cliquer sur "Créer un nouveau document"
Sélectionner le type de document approprié pour créer le document
Écrire le document
Entrer les champs obligatoires (caractérisés par une astérisque *)
Que peut on intégrer dans les documents ?
Pour écrire dans le document, vous devez cliquer sur le signe / puis sélectionner le choix approprié.
Vous pouvez également écrire, puis sélectionner le texte et modifier le formatage à postériori.
Texte formaté
Action : / + titre, liste, paragraphe, ...
Tableaux
Action : / + tableau
Vous pouvez intégrer des tableaux ainsi que des images dans les tableaux. (/ dans la case puis cliquez sur "Image dans le tableau"
Image et vidéo
Action : / + image ou vidéo
Action : / + pdf
Vous pouvez intégrer un document PDF qui sera directement lisible et affiché dans le document. Cela peut être utile si vous ne souhaitez pas recopier le document dans Fabriq.
Iframe
Le document que vous voyez ci-dessous est un PDF stocké sur un Sharepoint et affiché dans Fabriq. Cela signifie que vous pouvez stocker des éléments en dehors de Fabriq et les afficher directement dans notre application. Comme ci-dessus, cette solution est intéressante si vous avez déjà du contenu créé et que vous ne souhaitez pas le recréer dans notre application.
Pour aller plus loin sur les iframes, veuillez vous reporter à cet article : Les iframes dans Fabriq.
PS : nous vous recommandons de créer les documents directement dans notre application, cela vous permettra de les retrouver directement via la fonction de recherche et de profiter de la fonctionnalité lié au versionnement. Ce qui n'est pas possible si l'information est stockée en dehors de notre application.