O que é uma rotina?
Uma rotina é semelhante a um questionário a ser respondido, com diferentes tipos de perguntas. Pode ser utilizada para digitalizar e otimizar as auditorias no chão de fábrica e facilitar o fluxo de informação a diferentes níveis, especialmente quando ocorre um problema.
Funções e permissões
Apenas Administradores (Admins) têm permissão para criar, editar ou eliminar rotinas no Fabriq.
Esta restrição garante que todas as rotinas são consistentes com a estrutura e a lógica de reporting da organização.
Outras funções de utilizador têm permissões limitadas:
Comunicadores e Membros podem:
Executar as rotinas atribuídas.
Introduzir respostas e comentários.
Ver resultados e pontuações, dependendo dos direitos de acesso da sua equipa.
Criação de rotina (apenas acesso de Admin)
Ao criar uma rotina, o Admin deve definir os seguintes elementos:
Título e frequência
Defina o nome da rotina e configure a sua recorrência (diária, semanal, mensal, etc.).Equipa e zona
Especifique a equipa e a zona responsáveis pela execução da rotina. Isto garante que os resultados são corretamente associados à estrutura adequada.Perguntas e indicadores
Adicione perguntas à rotina. Cada pergunta pode ser:Informativa (sem pontuação nem ligação a dados).
Associada a um indicador (KPI) para acompanhamento do desempenho.
Como criar uma rotina?
1/ No separador “routine”, clique no botão +
2/ Dê um nome à sua rotina e uma descrição (opcional)
3/ Agora é altura de começar a adicionar cada etapa da rotina e, para isso, tem alguns tipos de perguntas, tais como:
Ponto de dados de KPI: pode adicionar pontos de dados aos seus KPIs através de uma rotina, tornando este processo mais dinâmico
Resposta múltipla
Escolha múltipla com imagem
Auditoria: com opções de resposta como sim/não, aprovado/reprovado, conforme/não conforme, seguro/em risco, bom/razoável/fraco
Checklist: com opções de resposta como sim / não / N/A, aprovado / reprovado / N/A, conforme / não conforme / N/A, seguro / em risco / N/A, bom / razoável / fraco / N/A. A escolha de adicionar N/A como opção de resposta é sua.
Número
Texto curto
Texto longo
Data
Anexos
Separador: não é uma pergunta, serve apenas para fornecer uma informação ao utilizador
Também pode criar regras específicas (lógica condicional) com base nas respostas que uma pergunta terá, definir pontuações, personalizar um pouco consoante o tipo de pergunta e duplicar perguntas, facilitando o processo de criação da rotina.
Pontuações e regras
Cada pergunta numa rotina pode ser configurada com uma pontuação para medir a conclusão ou o desempenho.
A pontuação acumulada representa o progresso global ou taxa de sucesso da rotina.
Os Admins também podem definir regras associadas a números de perguntas específicos:
Por exemplo, uma resposta “Não” a uma verificação de segurança pode desencadear automaticamente um alerta ou criar um ticket.
As regras garantem o acompanhamento automático das perguntas com base nas introduções do utilizador.
Como agendar uma instância?
Depois de criar uma rotina, pode agendar e atribuir respondentes ou até equipas à rotina específica, definir a hora e a periodicidade e fornecer instruções específicas.
1/ Clique nos três pontos junto da rotina específica para ver mais opções e depois selecione “schedule new instance”
2/ Preencha a informação: quando a rotina deve ser realizada, a sua periodicidade, título, pessoa atribuída e instruções específicas (opcional)
Depois de a informação estar preenchida, poderá clicar no botão azul “schedule”.
Se precisar de fazer alterações ou reagendar uma rotina já agendada, pode sempre fazê-lo clicando diretamente na instância para efetuar alterações, como mostrado nas imagens:
Como criar um ticket a partir de uma rotina?
Enquanto realiza a sua auditoria respondendo às perguntas de uma rotina e identifica um problema que justifique a criação de um ticket, pode fazê-lo clicando no botão “create ticket” na parte inferior da pergunta:
Depois, será redirecionado para o modelo de ticket para ser preenchido.