📝 Demander la relecture et la validation d’un document
La validation par un autre utilisateur ne peut être demandée que pour un type de document pour lequel cette option a été activée lors de sa création.
Étape 1. Créer le document et demander la relecture
Étape 2. Sélectionner les relecteurs
✅ Relire et valider un document
Étape 1 : Retrouver ses documents à valider
Une fois la demande de relecture et de validation envoyée, les relecteurs reçoivent une notification et retrouvent les documents à relire dans la section « À faire » de la base de connaissances.
Section « À faire » de la base de connaissances
Étape 2 : Relire et valider le document
Dans la section « Activité » du document, vous trouverez :
La possibilité de laisser un commentaire pour demander des modifications du document
Une section « Action à prendre » permettant de valider la relecture du document
Si un commentaire est ajouté, l’auteur ainsi que les autres relecteurs reçoivent une notification.
Étape 3 : Prendre en compte les demandes de modification
Si l’auteur modifie le document à la suite de commentaires, le processus de relecture est réinitialisé. C’est-à-dire que si vous validez un document en tant que relecteur, puis qu’un autre relecteur demande une modification, vous devrez valider de nouveau le document modifié.
📖 Publication du document
Une fois que tous les utilisateurs concernés ont validé le document, celui-ci peut être publié par l’auteur.
Le document apparaît dans la section « À faire » de la base de connaissances avec le statut « À publier ».
L’auteur peut alors le publier et le diffuser.
🔎 Retrouver l’historique de la validation
À des fins de traçabilité, un document validé n’est plus modifiable, mais une nouvelle version peut être créée.
Vous pouvez retrouver l’historique des commentaires liés aux demandes de modification dans le fil d’activité du document. Vous y trouverez également les relecteurs ainsi que leurs dates de validation.
