La validation permet de faire relire un document par des utilisateurs afin qu'ils les valident.
📝 Demander la relecture ainsi que la validation d'un document
Étape 1. Configurer le type de document
La première étape consiste à créer un type de document pour lequel la relecture et la validation sont obligatoires afin de pouvoir publier un document
Étape 2. Créer le document et demander la relecture
Étape 3. Sélectionner les relecteurs
✅ Relire et valider un document
Étape 1 : retrouver ses documents à valider
Une fois la demande de relecture et de validation envoyée, les relecteurs vont recevoir une notification et retrouveront leurs documents à relire dans la section "À faire" de la base de connaissance.
Section "À faire" de la base de connaissance
Étape 2 : Relire et valider le document
Dans la section "Activité" du document vous retrouverez alors :
une partie de commentaires dans le cas où vous souhaitez demander des modifications du document
une section "Action à prendre" permettant de valider la relecture du document
En cas de commentaires, l'auteur ainsi que les autres relecteurs recevront une notification.
Étape 3 : Prise en compte des demandes de modification du document
Si à la suite des commentaires, l'auteur modifie le document, le process de relecture sera réinitialisé. C'est à dire que si, en tant que relecteur, vous validez un document et qu'un autre relecteur demande ensuite une modification, vous devrez re-valider le document modifié.
📖 Publication du document
Une fois que tous les utilisateurs concernés ont validé le document, ce dernier pourra être publié par l'auteur.
Le document sera dans la section "À faire" de la base de Connaissance avec le statut "À publier"
L'auteur pourra alors le publier et le diffuser.
🔎 Retrouver l'historique de la validation
Pour des fins de traçabilité, un document validé n'est plus modifiable.
Vous pouvez retrouver l'historique des commentaires liés aux demandes de modifications dans le fil d'Activité du document. Vous retrouverez également les re-lecteurs ainsi que leurs dates de validation.
