Qu’est ce qu’une routine ?
Une routine peut être assimilée à un questionnaire à remplir, composé de différentes typologies de questions. Cela peut être utile pour digitaliser et optimiser les audits terrains et faciliter l'identification et l'escalation d'un problème à différents niveaux.
Comment créer une routine ?
1/ Cliquez sur le button + :
2/ Donnez un titre à votre routine et ajoutez une description (optionnel) :
3/ Ensuite, c’est le moment de créer des étapes et des questions pour votre routine. Pour ce faire, vous pouvez choisir selon différentes typologies de questions, comme :
Point de données : vous pouvez mettre à jour vos indicateurs manuellement, directement depuis une routine, rendant cette pratique plus dynamique.
Choix multiple
Choix multiple imagé
Audit : avec des options de réponse comme oui / non, réussite / échec, conforme / non conforme, sécurité / à risque, bon / passable / mauvais :
Checklist : avec des options de réponse comme oui / non / N/A, réussite / échec / N/A, conforme / non conforme / N/A, sécurisé / à risque / N/A, bon / passable / mauvais / N/A. C'est à votre choix d'ajouter N/A comme option de réponse.
Nombre
Texte court
Texte long
Date
Pièces jointes
Séparateur : permet d'insérer une information entre deux questions pour guider l'utilisateur.
Vous pouvez également créer des règles spécifiques (logique conditionnelle) en fonction de la réponse à une question, définir des scores (personnalisable en fonction du type de question) et dupliquer des questions pour faciliter le processus de création de routine.
Comment planifier une instance ?
Une fois que vous avez créé une routine, vous pouvez les planifier dans le temps et les attribuer à des personnes.
1/ Cliquez sur les trois points à côté de la routine que vous voulez planifier pour avoir plus d'options, puis sélectionnez "planifier une nouvelle instance" :
2/ Remplissez les informations : quand la routine doit être effectuée, sa périodicité, son titre, la personne attribuée et les instructions spécifiques (facultatif) :
Une fois les informations renseignées, vous pourrez cliquer sur le bouton bleu « planifier ».
Si vous avez besoin d'apporter des modifications ou de re-planifier une routine déjà planifiée, vous pouvez toujours le faire directement en cliquant sur l'instance pour apporter des modifications comme indiqué dans les images :
Comment créer un ticket lors d'une routine ?
Lorsque vous êtes en cours de réalisation de votre routine, à chaque étape/question, si vous identifiez un problème ou un sujet qui mérite la création d'un ticket, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton "Créer un ticket" en bas de la question :
Ensuite, un modèle de ticket à remplir s'ouvrira.
👉 Voici un vidéo avec plus de détail :