⏰ Créer une routine

Qu’est ce qu’une routine ?

Une routine peut être assimilée à un questionnaire à remplir, composé de différentes typologies de questions. Cela peut être utile pour digitaliser et optimiser les audits terrains et faciliter l'identification et l'escalation d'un problème à différents niveaux.

Rôles et permissions

Seuls les Administrateurs (Admins) ont la possibilité de créer, modifier ou supprimer des routines dans Fabriq.
Cette restriction garantit que la configuration des routines respecte la structure et les règles de reporting de l’organisation.

Les autres rôles disposent d’autorisations limitées :

Communicateurs et Membres peuvent :
- Réaliser les routines qui leur sont attribuées.
- Renseigner leurs réponses et ajouter des commentaires.
- Consulter les résultats et les scores, selon les droits d’accès de leur équipe.

Création d’une routine (réservée aux Admins)

Lors de la création d’une routine, l’Administrateur doit définir plusieurs éléments essentiels :

Titre et fréquence
Donner un nom à la routine et définir sa fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.).
Équipe et zone
Spécifier l’équipe et la zone responsables de la réalisation de la routine.
Cela permet d’associer correctement les résultats à la bonne structure.
Questions et indicateurs
Ajouter les questions qui composeront la routine.
Chaque question peut être :
- Informationnelle, sans notation ni lien avec un indicateur ;
- Liée à un indicateur (KPI), afin de suivre la performance.

Comment créer une routine ?

1/ Cliquez sur le button + :

2/ Donnez un titre à votre routine et ajoutez une description (optionnel) :

3/ Ensuite, c’est le moment de créer des étapes et des questions pour votre routine. Pour ce faire, vous pouvez choisir selon différentes typologies de questions, comme :

Point de données : vous pouvez mettre à jour vos indicateurs manuellement, directement depuis une routine, rendant cette pratique plus dynamique.
Choix multiple
Choix multiple imagé
Audit : avec des options de réponse comme oui / non, réussite / échec, conforme / non conforme, sécurité / à risque, bon / passable / mauvais :
Checklist : avec des options de réponse comme oui / non / N/A, réussite / échec / N/A, conforme / non conforme / N/A, sécurisé / à risque / N/A, bon / passable / mauvais / N/A. C'est à votre choix d'ajouter N/A comme option de réponse.

Nombre
Texte court
Texte long
Date
Pièces jointes
Séparateur : permet d'insérer une information entre deux questions pour guider l'utilisateur.

Vous pouvez également créer des règles spécifiques (logique conditionnelle) en fonction de la réponse à une question, définir des scores (personnalisable en fonction du type de question) et dupliquer des questions pour faciliter le processus de création de routine.

Scores et règles

Chaque question peut être configurée avec un score, afin de mesurer le taux de complétion ou de performance de la routine.
Le score total reflète alors le niveau global de réussite de la routine.

Les Admins peuvent également définir des règles automatiques associées aux questions :

Par exemple, une réponse « Non » à une question de sécurité peut déclencher automatiquement une alerte ou la création d’un ticket.
Ces règles permettent d’assurer un suivi automatique des questions en fonction des plan établi par le créateur.

Comment planifier une instance ?

Une fois que vous avez créé une routine, vous pouvez les planifier dans le temps et les attribuer à des personnes.

1/ Cliquez sur les trois points à côté de la routine que vous voulez planifier pour avoir plus d'options, puis sélectionnez "planifier une nouvelle instance" :

2/ Remplissez les informations : quand la routine doit être effectuée, sa périodicité, son titre, la personne attribuée et les instructions spécifiques (facultatif) :

Une fois les informations renseignées, vous pourrez cliquer sur le bouton bleu « planifier ».

Si vous avez besoin d'apporter des modifications ou de re-planifier une routine déjà planifiée, vous pouvez toujours le faire directement en cliquant sur l'instance pour apporter des modifications comme indiqué dans les images :

Comment créer un ticket lors d'une routine ?

Lorsque vous êtes en cours de réalisation de votre routine, à chaque étape/question, si vous identifiez un problème ou un sujet qui mérite la création d'un ticket, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton "Créer un ticket" en bas de la question :

Ensuite, un modèle de ticket à remplir s'ouvrira.