Qu’est-ce qu’une routine ?
Une routine est similaire à un questionnaire à compléter, avec différents types de questions. Elle peut être utilisée pour digitaliser et optimiser les audits terrain et faciliter le flux d’informations à différents niveaux, en particulier lorsqu’un problème survient.
Rôles et autorisations
Seuls les Administrateurs (Admins) sont autorisés à créer, modifier ou supprimer des routines dans Fabriq.
Cette restriction garantit que toutes les routines sont cohérentes avec la structure de l’organisation et la logique de reporting.
Les autres rôles utilisateur disposent d’autorisations limitées :
Communicators et les Membres peuvent :
Exécuter les routines qui leur sont attribuées.
Saisir des réponses et des commentaires.
Voir les résultats et les scores, selon les droits d’accès de leur équipe.
Création d’une routine (accès Admin uniquement)
Lors de la création d’une routine, l’Admin doit définir les éléments suivants :
Titre et fréquence
Définissez le nom de la routine et sa récurrence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.).Équipe et zone
Précisez l’équipe et la zone responsables de l’exécution de la routine. Cela garantit que les résultats sont correctement associés à la structure appropriée.Questions et indicateurs
Ajoutez des questions à la routine. Chaque question peut être :Informative (sans score ni lien avec des données).
Liée à un indicateur (KPI) pour le suivi de la performance.
Comment créer une routine ?
1/ Dans l’onglet « routine », cliquez sur le bouton +
2/ Donnez un nom à votre routine ainsi qu’une description (facultatif)
3/ Il est maintenant temps de commencer à ajouter chaque étape de la routine et, pour cela, vous disposez de plusieurs types de questions, tels que :
Point de donnée KPI : vous pouvez ajouter des points de données à vos KPI via une routine, ce qui rend ce processus plus dynamique
Réponse multiple
Choix multiple avec image
Audit : avec des options de réponse telles que oui/non, réussi/échoué, conforme/non conforme, sûr/à risque, bon/moyen/faible
Checklist : avec des options de réponse telles que oui / non / N/A, réussi / échoué / N/A, conforme / non conforme / N/A, sûr / à risque / N/A, bon / moyen / faible / N/A. C’est vous qui choisissez d’ajouter N/A comme option de réponse.
Nombre
Texte court
Texte long
Date
Pièces jointes
Séparateur : ce n’est pas une question, mais simplement un moyen de fournir une information à votre utilisateur
Vous pouvez également créer des règles spécifiques (logique conditionnelle) en fonction des réponses qu’une question recevra, définir des scores, personnaliser légèrement selon le type de question et dupliquer des questions afin de faciliter le processus de création de routine.
Scores et règles
Chaque question d’une routine peut être configurée avec un score pour mesurer l’achèvement ou la performance.
Le score cumulé représente le niveau global d’avancement ou le taux de réussite de la routine.
Les Admins peuvent également définir des règles associées à des numéros de question spécifiques :
Par exemple, une réponse « Non » à un contrôle de sécurité peut automatiquement déclencher une alerte ou créer un ticket.
Les règles garantissent un suivi automatique des questions en fonction des saisies des utilisateurs.
Comment planifier une occurrence ?
Une fois que vous avez créé une routine, vous pouvez planifier et attribuer des répondants ou même des équipes à cette routine spécifique, définir l’heure et la périodicité, et fournir des instructions spécifiques.
1/ Cliquez sur les trois points à côté de la routine concernée pour afficher plus d’options, puis sélectionnez « schedule new instance »
2/ Renseignez les informations : quand la routine doit être effectuée, sa périodicité, son titre, la personne attribuée et les instructions spécifiques (facultatif)
Une fois les informations renseignées, vous pourrez cliquer sur le bouton bleu « schedule ».
Si vous devez apporter des modifications ou replanifier une routine déjà planifiée, vous pouvez toujours le faire directement en cliquant sur l’occurrence pour effectuer les changements, comme indiqué dans les images :
Comment créer un ticket à partir d’une routine ?
Lorsque vous réalisez votre audit en répondant aux questions d’une routine et que vous identifiez un problème qui mérite la création d’un ticket, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton « create ticket » en bas de la question :
Vous serez alors redirigé vers le modèle de ticket à compléter.