Un type de document est le modèle que votre équipe utilise pour créer des documents appartenant à une catégorie précise, comme une Alerte sécurité, un Retour d’expérience, une One Point Lesson (OPL), une Instruction de travail ou une Bonne pratique. Il définit :
Les champs obligatoires, facultatifs ou masqués
Le modèle qui guide la personne qui rédige
La nécessité éventuelle d’une validation par un tiers avant publication
Les types de documents constituent les standards de votre système documentaire. Ils harmonisent les connaissances entre les équipes, améliorent la pertinence de la recherche et la préparation aux audits, et évitent que chaque personne rédige les documents à sa façon.
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Investir 30 minutes dans la création d’un type de document clair peut faire gagner plusieurs heures chaque semaine et faciliter considérablement la recherche et la réutilisation des connaissances.
Qui peut créer des types de documents ?
Puisque les types de documents font office de standards, seuls les administrateurs de l’organisation peuvent les créer ou les modifier. Les autres utilisateurs peuvent s’en servir pour créer des documents, mais ne peuvent pas les modifier.
Accéder à la page des types de documents
Vous pouvez accéder à la page des types de documents depuis la page d’administration de l’organisation :
Étape 1 — Paramètres généraux
Configurez l’identité et le circuit de validation du type de document :
Nom — choisissez un nom explicite, par exemple Alerte sécurité, Retour d’expérience, Instruction de travail, Bonne pratique ou OPL. Évitez les noms vagues comme « Document » ou « Note ».
Approbation par un tiers — indiquez si un document de ce type doit être validé avant publication par une autre personne, par exemple un membre de l’équipe Qualité, HSE ou Méthodes.
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Quand faut-il exiger une approbation ?
Activez-la lorsqu’une erreur de publication peut avoir des conséquences en matière de sécurité, de qualité ou de conformité réglementaire. Pour les contenus plus légers, comme les bonnes pratiques ou les notes internes, laissez-la facultative afin de fluidifier le travail de rédaction.
Étape 2 — Champs
Pour chaque champ disponible — titre, résumé, équipement, zone, criticité, pièces jointes, etc. — choisissez l’un des trois statuts suivants :
Facultatif — le champ est disponible, mais sa saisie n’est pas obligatoire
Obligatoire — le document ne peut pas être publié tant que le champ n’est pas renseigné
Masqué — le champ n’est pas affiché pour ce type de document
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Règle générale : limitez le nombre de champs obligatoires. Deux à cinq champs suffisent généralement : assez pour rendre les documents faciles à rechercher et à réutiliser, sans créer trop de contraintes pour les opérateurs.
Étape 3 — Modèle
Définissez le modèle qui s’affichera dans l’éditeur lorsqu’une personne créera un document de ce type.
Considérez ce modèle comme une trame structurée : il fournit des titres de sections, des consignes et un ordre logique, au lieu de laisser la personne face à une page blanche.
Un bon modèle contient généralement :
Une courte introduction qui rappelle l’objectif du document
Deux à cinq titres de sections
Des consignes facultatives en italique sous chaque titre
Des emplacements pour des tableaux, des images, des vidéos ou des PDF, si nécessaire
Modifier un type de document
Vous pouvez modifier à tout moment le modèle d’un type de document, mais pas ses autres paramètres, comme le caractère facultatif ou obligatoire des champs.
Les documents existants créés à partir de la version précédente restent inchangés.
Seuls les nouveaux documents créés après la modification héritent du modèle mis à jour.