¿Qué es una rutina?
Una rutina es similar a un cuestionario que debe responderse, con diferentes tipos de preguntas. Puede utilizarse para digitalizar y optimizar las auditorías en el taller y facilitar el flujo de información en distintos niveles, especialmente cuando ocurre un problema.
Roles y permisos
Solo Administradores (Admins) tienen permiso para crear, editar o eliminar rutinas en Fabriq.
Esta restricción garantiza que todas las rutinas sean coherentes con la estructura y la lógica de reporting de la organización.
Otros roles de usuario tienen permisos limitados:
Comunicadores y Miembros pueden:
Ejecutar las rutinas asignadas.
Introducir respuestas y comentarios.
Ver resultados y puntuaciones, según los derechos de acceso de su equipo.
Creación de rutinas (solo acceso Admin)
Al crear una rutina, el Admin debe definir los siguientes elementos:
Título y frecuencia
Defina el nombre de la rutina y establezca su recurrencia (diaria, semanal, mensual, etc.).Equipo y zona
Especifique el equipo y la zona responsables de ejecutar la rutina. Esto garantiza que los resultados se asocien correctamente con la estructura adecuada.Preguntas e indicadores
Añada preguntas a la rutina. Cada pregunta puede ser:Informativa (sin puntuación ni vínculo con datos).
Vinculada a un indicador (KPI) para el seguimiento del rendimiento.
¿Cómo crear una rutina?
1/ En la pestaña “rutina”, haga clic en el botón +
2/ Dé un nombre a su rutina y una descripción (opcional)
3/ Ahora es el momento de empezar a añadir cada paso de la rutina y, para ello, dispone de algunos tipos de preguntas, como:
Punto de datos de KPI: puede añadir puntos de datos a sus KPI mediante una rutina, haciendo este proceso más dinámico
Respuesta múltiple
Opción múltiple con imagen
Auditoría: con opciones de respuesta como sí/no, aprobado/no aprobado, conforme/no conforme, seguro/en riesgo, bueno/regular/malo
Checklist: con opciones de respuesta como sí / no / N/A, aprobado / no aprobado / N/A, conforme / no conforme / N/A, seguro / en riesgo / N/A, bueno / regular / malo / N/A. Puede elegir si desea añadir N/A como opción de respuesta.
Número
Texto corto
Texto largo
Fecha
Archivos adjuntos
Separador: no es una pregunta, sino simplemente una forma de proporcionar información al usuario
También puede crear reglas específicas (lógica condicional) basadas en las respuestas que tendrá una pregunta, establecer puntuaciones, personalizar un poco según el tipo de pregunta y duplicar preguntas para facilitar el proceso de creación de la rutina.
Puntuaciones y reglas
Cada pregunta de una rutina puede configurarse con una puntuación para medir la finalización o el rendimiento.
La puntuación acumulada representa el/la progreso general o tasa de éxito de la rutina.
Los Admins también pueden definir reglas asociadas a números de pregunta específicos:
Por ejemplo, una respuesta “No” a una comprobación de seguridad puede activar automáticamente una alerta o crear un Ticket.
Las reglas garantizan el seguimiento automático de las preguntas en función de las entradas del usuario.
¿Cómo programar una instancia?
Una vez que haya creado una rutina, puede programarla y asignar encuestados o incluso equipos a esa rutina específica, definir la hora y la periodicidad, y proporcionar instrucciones específicas.
1/ Haga clic en los tres puntos junto a la rutina específica para ver más opciones y, a continuación, seleccione “programar nueva instancia”
2/ Complete la información: cuándo debe realizarse la rutina, su periodicidad, título, persona asignada e instrucciones específicas (opcional)
Una vez completada la información, podrá hacer clic en el botón azul “programar”.
Si necesita hacer cambios o reprogramar una rutina ya programada, siempre puede hacerlo haciendo clic directamente en la instancia para realizar cambios, como se muestra en las imágenes:
¿Cómo crear un Ticket a partir de una rutina?
Mientras realiza su auditoría respondiendo a las preguntas de una rutina e identifica un problema por el que merece la pena crear un Ticket, puede hacerlo haciendo clic en el botón “crear Ticket” en la parte inferior de la pregunta:
A continuación, se le redirigirá a la plantilla del Ticket para completarla.