Was ist eine Routine?
Eine Routine ähnelt einem auszufüllenden Fragebogen mit verschiedenen Fragetypen. Sie kann verwendet werden, um Vor-Ort-Audits zu digitalisieren und zu optimieren und den Informationsfluss auf verschiedenen Ebenen zu erleichtern, insbesondere wenn ein Problem auftritt.
Rollen und Berechtigungen
Nur Administratoren (Admins) haben die Berechtigung, Routinen in Fabriq zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen.
Diese Einschränkung stellt sicher, dass alle Routinen mit der Struktur und Berichtslogik der Organisation übereinstimmen.
Andere Benutzerrollen haben eingeschränkte Berechtigungen:
Kommunikatoren und Mitglieder können:
Zugewiesene Routinen ausführen.
Antworten und Kommentare eingeben.
Ergebnisse und Bewertungen anzeigen, abhängig von den Zugriffsrechten ihres Teams.
Routine erstellen (nur Admin-Zugriff)
Beim Erstellen einer Routine muss der Admin die folgenden Elemente definieren:
Titel und Häufigkeit
Definieren Sie den Namen der Routine und legen Sie ihre Wiederholung fest (täglich, wöchentlich, monatlich usw.).Team und Bereich
Geben Sie das Team und den Bereich an, die für die Ausführung der Routine verantwortlich sind. So wird sichergestellt, dass die Ergebnisse korrekt der passenden Struktur zugeordnet werden.Fragen und Leistungsindikatoren
Fügen Sie der Routine Fragen hinzu. Jede Frage kann sein:Informativ (ohne Bewertung oder Datenverknüpfung).
Mit einer Leistungskennzahl (KPI) verknüpft, um die Leistung nachzuverfolgen.
Wie erstellt man eine Routine?
1/ Klicken Sie im Tab „Routine“ auf die Schaltfläche +
2/ Geben Sie Ihrer Routine einen Namen und eine Beschreibung (optional)
3/ Jetzt ist es an der Zeit, jeden Schritt der Routine hinzuzufügen. Dafür stehen Ihnen verschiedene Fragetypen zur Verfügung, zum Beispiel:
KPI-Datenpunkt: Sie können über eine Routine Datenpunkte zu Ihren KPI hinzufügen und diesen Prozess dadurch dynamischer gestalten
Mehrfachantwort
Bildbasierte Mehrfachauswahl
Audit: mit Antwortoptionen wie ja/nein, bestanden/nicht bestanden, konform/nicht konform, sicher/gefährdet, gut/ausreichend/schlecht
Checkliste: mit Antwortoptionen wie ja / nein / N/A, bestanden / nicht bestanden / N/A, konform / nicht konform / N/A, sicher / gefährdet / N/A, gut / ausreichend / schlecht / N/A. Es liegt bei Ihnen, N/A als Antwortoption hinzuzufügen.
Zahl
Kurzer Text
Langer Text
Datum
Anhänge
Trennlinie: keine Frage, sondern nur dazu da, Ihrem Benutzer Informationen bereitzustellen
Sie können auch spezifische Regeln (bedingte Logik) auf Basis der Antworten einer Frage erstellen, Bewertungen festlegen, je nach Fragetyp Anpassungen vornehmen und Fragen duplizieren, um die Erstellung von Routinen zu erleichtern.
Bewertungen und Regeln
Jede Frage in einer Routine kann mit einer Bewertung konfiguriert werden, um den Abschluss oder die Leistung zu messen.
Die kumulierte Bewertung stellt den Gesamtfortschritt oder die Erfolgsquote der Routine dar.
Admins können außerdem Regeln definieren, die mit bestimmten Fragennummern verknüpft sind:
Zum Beispiel kann eine „Nein“-Antwort auf eine Sicherheitsprüfung automatisch eine Warnung auslösen oder ein Ticket erstellen.
Regeln sorgen für eine automatische Nachverfolgung von Fragen auf Grundlage der Benutzereingaben.
Wie plant man eine Instanz?
Sobald Sie eine Routine erstellt haben, können Sie sie planen und bestimmten Antwortenden oder sogar Teams zuweisen, die Uhrzeit und Periodizität festlegen und spezifische Anweisungen bereitstellen.
1/ Klicken Sie auf die drei Punkte neben der jeweiligen Routine, um weitere Optionen anzuzeigen, und wählen Sie dann „Neue Instanz planen“
2/ Füllen Sie die Informationen aus: wann die Routine durchgeführt werden soll, ihre Periodizität, den Titel, die zugewiesene Person und spezifische Anweisungen (optional)
Sobald die Informationen ausgefüllt sind, können Sie auf die blaue Schaltfläche „Planen“ klicken.
Wenn Sie Änderungen vornehmen oder eine bereits geplante Routine neu terminieren müssen, können Sie dies jederzeit direkt tun, indem Sie auf die Instanz klicken, um Änderungen vorzunehmen, wie in den Bildern dargestellt:
Wie erstellt man aus einer Routine ein Ticket?
Wenn Sie Ihr Audit durchführen, indem Sie die Fragen einer Routine beantworten, und dabei ein Problem erkennen, für das es sich lohnt, ein Ticket zu erstellen, können Sie dies tun, indem Sie unten an der Frage auf die Schaltfläche „Ticket erstellen“ klicken:
Anschließend werden Sie zur Ticket-Vorlage weitergeleitet, die ausgefüllt werden muss.